Niet alle statutaire directeuren van b.v.’s en n.v.’s, en andere eigenaren van bedrijven, onderhandelen zelf over (ver-) huur of (ver-) koop van bedrijfspanden. Vaak laten ze dit aan een medewerker over. Diegene die met zo’n medewerker onderhandelt, doet er verstandig aan zich ervan te overtuigen dat de medewerker ook werkelijk bevoegd is namens een bedrijf overeenkomsten te sluiten. Het gebeurt namelijk wel eens, dat een directeur ontkent dat een overeenkomst bestaat.

In statuten van b.v.’s en n.v.’s komt meestal een bepaling voor dat de directeur onroerend goed mag (ver-) kopen en (ver-) huren. Het kan ook zijn dat hij daarvoor toestemming nodig heeft van commissarissen of aandeelhouders. Deze statuten kunt u bij de vennootschap opvragen of deze inzien bij de regionale Kamer van Koophandel. Bij vennootschappen-onder-firma (v.o.f.), stichtingen, firma’s en commanditaire vennootschappen (c.v.), kunt u zo’n voorbehoud vinden in de oprichtingsakten en statuten, die bij de Kamer van Koophandel te vinden zijn. Voor de oprichtingsakte van een maatschap moet u bij de maten zelf zijn. Een bevoegdheid tot (onder-) handelen kan ook blijken uit een nadrukkelijke schriftelijke volmacht die een directeur daartoe aan zijn medewerker of makelaar geeft. Bij nalatenschappen of erfenissen, is het belangrijk dat alle erven zich schriftelijk akkoord verklaren met een transactie. Zo dat later niet een erfgenaam zich erop beroept dat hij niet achter die transactie staat.

Gelukkig gaat het vaak goed. In de praktijk onderhandelen makelaars met elkaar en zij worden gesteund door een schriftelijke opdracht of volmacht daartoe van hun klant. Bedrijven die regelmatig onroerend goed huren of kopen, hebben vaste medewerkers, die bekend zijn in het o.g.-wereldje. Voor zover zij een (voldoende) schijn van volmacht ten toon spreiden bij onderhandelingen, is deze meestal gedekt door een directie, welke zich blijkbaar gebonden acht aan hun afspraken.

Het gerechtshof in Den Haag deed op 16 juli 2004 uitspraak in een zaak van een goedgelovige verhuurder. Een logistiek bedrijf wilde uitbreiden. Het bedrijf had al meer bedrijfspanden gehuurd. Een verhuurder bood via een makelaar circa acht duizend vierkante meter opslagruimte aan. Een (bekende) medewerker van het logistieke bedrijf voerde de onderhandelingen en het concept van het huurcontract was zo goed als rond. Na enkele correcties stuurde de makelaar het contract naar de directeur van de aspirant-huurder. Deze directeur liet vervolgens weten dat hij niet geïnteresseerd was in het huurcontract vanwege een faillissement van een van zijn grote klanten. De verhuurder stelde zich op het standpunt dat de huur rond was en eiste nakoming, dus ondertekening van het huurcontract. De beoogde huurder liet weten dat de medewerker die de onderhandelingen had gevoerd, daartoe niet bevoegd was. Zowel de rechtbank als het gerechtshof gaven die directeur gelijk. De verhuurder en zijn makelaar hadden met een onbevoegde onderhandeld en zaten met lege handen. Enig huiswerk had hen deze zeper kunnen besparen.