Al eerder schreef ik over servicekosten die huurders betalen als zij met andere bedrijven een pand delen of als zij een winkel hebben in een winkelcentrum. Blijkbaar zorgen deze servicekosten voor veel ergernis. De ene keer betreft het de hoogte van de voorschotbetalingen, de andere volgt er geen jaarlijkse afrekening of pas na vele jaren. Dan weer geeft de beheerder teveel geld uit over de ruggen van de huurders.

De huurder die servicekosten aan de verhuurder verschuldigd is, tekent hiervoor in zijn huurcontract. In dat huurcontract staat ook een specificatie waaraan de huurder moet meebetalen en het voorschot dat hij hierop per maand of per kwartaal betaalt. Ook moet in dat contract staan dat de verhuurder per jaar een afrekening zal maken van alle kosten die hij namens de huurders heeft betaald, minus de ontvangen voorschotten van de huurders. Het teveel betaalde krijgt de huurder terug, heeft de huurder te weinig betaald, dan betaalt hij bij. Op het eerste oog lijkt dit een simpele regeling die kan werken. Maar de praktijk leert anders.

Verhuurders proberen regelmatig kosten bij de servicekosten ten laste van huurders onder te brengen welke duidelijk ten laste van de eigenaar/verhuurder behoren te komen. Bijvoorbeeld vervanging van een liftinstallatie, vernieuwing van de dakbedekking. De servicekosten van ruimten die leeg staan, dus waarvoor geen huurder de servicekosten betaalt. De oninbare servicekosten omdat een huurder plotseling vertrekt of gewoon failliet gaat. Onlangs probeerde een verhuurder van een winkelcentrum nog de promotiekosten van 'zijn' winkelcentrum op zijn huurders te verhalen, zonder dat dit in de huurcontracten stond en zonder dit van te voren met de winkeliers af te spreken. Ook moet de verhuurder er goed op letten dat de gebruiks- en onderhoudskosten van (oude) apparatuur zoals een centrale verwarmingsinstallatie en liftinstallatie niet te hoog zijn omdat zij dringend toe zijn aan vernieuwing voor rekening van verhuurder. Verhuurder mag in zo'n geval slechts de kosten doorberekenen die een efficiënte installatie zou kosten.

Verhuurder of zijn beheerder rekenen ieder jaar met de huurders af over de gemaakte kosten en de betaalde voorschotten. Om deconfitures te voorkomen is het goed om de voorschotten niet te laag vast te stellen, zo dat huurders zich geconfronteerd zien met hoge nabetalingen. Sommige verhuurders zijn erg slordig met het jaarlijks opmaken van een afrekening voor de servicekosten. Ik kom tegen dat men vijf jaar of langer achter is. Ik raad huurders aan om ondanks het risico dat zij moeten bijbetalen de verhuurder achter zijn broek te zitten dat hij ieder jaar volgend op het servicekostenseizoen komt met zo'n afrekening. Behalve als de verhuurder langer dan vijf jaar na afloop van het servicekostenseizoen nog denkt op een bijbetaling van de huurder te kunnen vragen. Want dan heeft de verhuurder mooie pech, na vijf jaar zonder taal of teken is die vordering verjaart. Wellicht zal dat de verhuurder leren zijn zaken tijdig in orde te maken.

Krijgen huurders dan op tijd een servicekostenafrekening, dan is het heel normaal dat u de gehele afrekening nakijkt en alle bijbehorende stukken controleert. Dat heeft niets te maken met wantrouwen, maar alles met gewoon zakelijk met uw geld omgaan. De beheerder krijgt ook een honorarium in een percentage over de gemaakte kosten voor de huurders plus btw. Controleer of dit honorarium van de beheerder niet de spuigaten uitloopt. Bleef de beheerder in gebreke door te dure opdrachten te geven aan dienstverleners in het kader van uw bedrijfspand of laat hij reparaties niet op tijd en niet voldoende uitvoeren, kort dan een bedrag op zijn honorarium. Dat zal hem leren.